Ce qu’il faut savoir sur l’utilisation des e-mails

Avec l’avènement de l’internet, le mail a aujourd’hui pris le pas sur les courriers traditionnels. Ces messages électroniques sont désormais le moyen de correspondance le plus utilisé dans le monde professionnel. Le caractère formel de ce type de ces courriers électroniques implique donc de porter une attention particulière à leur forme et à leur rédaction.

L’importance des mails par rapport aux autres messages électroniques

Avant de rentrer plus en détails sur les différentes règles respecter pour rédiger et mettre en forme les mails, il convient de connaître leur principale utilité. Un e-mail est un courrier électronique à différencier de ceux envoyés avec ceux envoyés avec des services de messagerie instantanée. Ce courrier électronique se destine avant tout à un usage professionnel. En effet, un e-mail possède la même valeur qu’un courrier papier, en matière de preuve, du point de vue légal, et même plus. Un e-mail peut même servir pour la conclusion d’un contrat dans certains cas.

La structure d’un e-mail

Tout comme une lettre écrite sur papier, un e-mail doit respecter une structure précise. En effet, cela permet de marquer le caractère formel du message, mais aussi de lui apporter une plus grande importance. Un e-mail se divise généralement en 3 paragraphes afin qu’il soit plus lisible et compréhensible. Le premier servira à faire connaître l’objet du mail. Le second sera le corps du mail. Il contiendra les détails des informations véhiculées par celui-ci. Il est à noter que le corps du mail peut être divisé en plusieurs paragraphes pour faciliter sa compréhension. Enfin, le dernier paragraphe s’apparente aux différentes formules de politesse utilisées dans une lettre papier. Il est aussi important d’utiliser un ton approprié et de respecter certaines règles grammaticales lors de la rédaction d’un e-mail. Des conseils comme ceux du site comme-un-pro.fr vous seront d’une grande aide pour cela. Afin d’éviter toute faute d’orthographe ou syntaxique, par précaution, le recours à un correcteur en ligne ou à un logiciel en local est aussi conseillé avant d’envoyer le courrier.

L’importance de la signature d’un e-mail

Un e-mail ne comprend pas d’en-tête, vu qu’il le destinataire est déjà représenté par l’adresse mail à laquelle vous l’enverrez. Malgré le fait que votre correspondant aura une visibilité sur votre adresse mail, la présence d’une signature à la fin de votre mail est indispensable. Cette dernière comprendra votre nom, celui de votre entreprise, votre poste ainsi que vos coordonnées (numéro de téléphone, lieu de travail, …). Il est à noter que qualité de votre signature mail sera représentative de votre professionnalisme et de votre degré d’expertise aux yeux de votre destinataire, mais lui permettra aussi de vous recontacter plus facilement.